Bereits seit dem Jahr 2020 besteht die Pflicht zur Ausstellung einer eRechnung – jedoch nur für öffentliche Aufträge, der Rechnungsempfänger ist also eine öffentliche Einrichtung (Stadt, Gemeinde, Amt ect.).
Seit diesem Jahr ist die Ausstellung einer eRechnung bei B2B Geschäften Pflicht, das heißt für Geldtransfer und Berechnungen an Geschäftskunden. Im Vereinsbereich gibt es wohl bestimmte Ausnahmesituationen, die diesen Verein mit einer natürlichen Person oder als Privatkunde gleichstellen, grundsätzlich gilt ein Verein aber als Geschäftskunde.
Damit führt in Zukunft leider kein Weg an der eRechnung vorbei – bis zum Jahr 2026, machen wir Gebrauch von der Übergangsregelung, weswegen Ihr Eure Rechnungen noch wie gewohnt erhaltet. Das Jahr 2025 wird schneller vorbei sein als man gucken kann und spätestens dann ist das nicht mehr möglich.
Was ist die eRechnung?
Die eRechnung ist eine XML Datei, welche nach sehr strikten Vorgaben gestaltet ist. Sie ist in erster Linie aber ein Format welches maschinell verarbeitet wird. Eine PDF Datei lässt sich anklicken und anschauen, die eRechnung ist in diesem Sinne nicht lesbar.
Wie wir euch ab der Rechnungsumstellung den Übergang vereinfachen:
- Die gewohnte Rechnung im PDF Format, werden wir erhalten. Somit könnte Ihr schnell, einfach und lesbar das Rechnungdokument öffnen. ACHTUNG! Offiziell ist das PDF Dokument keine Rechnung mehr und dient nur der Visualisierung.
- Ab der Rechnungsumstellung, wird es hier auf yutinah.de ein Programm geben, in dem Ihr die erhaltene eRechnung hochladen könnt, um sie lesbar zu machen. (Visualisierungs Tool)
- Ab der Rechnungsumstellung, erhaltet Ihr mit der Rechnung 3 Dokumente. Die eRechnung, eine Protokolldatei und ein PDF Dokument mit der visualisierten Rechnung.
Was ist noch wichtig für die eRechnung?
Die eRechnung benötigt eine LeitwegId. Sie funktioniert ähnlich wie die Gläuber Identifikations Nummer für ein SEPA Lastschriftmandat. Diese LeitwegId besteht aus 3 Blöcken wobei Block 2 frei vergeben werden kann. Wichtig ist, dass diese LeitwegId vom Kunden – also Euch – vergeben werden muss. Mit Rechnungserhalt könnt Ihr also auch prüfen ob Eure vergebene LeitwegId in der Rechnung enthalten ist. Die Möglichkeit eine LeitwegId in Yutinah zu hinterlegen, wird demnächst bereits möglich sein.
Wenn:
- Ihr (noch) nicht wisst, was eine LeitwegId ist oder wie sie funktioniert
- Ihr Hilfe bei der Erstellung oder Validierung der LeitwegId braucht
- Anderweitige Fragen zum Thema eRechnung habt
- Hilfte bei der Integration oder Implementierung beim Thema eRechnung braucht
Sprecht uns einfach an!
Offizielle Information über die eRechnung gib es unter e-rechnung-bund.de